JJF1069-2007《法定計量檢定機構(gòu)考核規(guī)范》要求法定計量檢定機構(gòu)(以下簡稱“機構(gòu)”)“應(yīng)建立并保持記錄，以提供符合要求和管理體系有效運行的證據(jù)”，并在機構(gòu)考核中將記錄控制作為重點考核項目之一，由此可見記錄在機構(gòu)管理體系中的重要地位。法定計量檢定機構(gòu)要實現(xiàn)對記錄的有效控制，**必須充分認識記錄的重要作用，其次確立充分有效的記錄內(nèi)容，編制適用的記錄格式，然后實施合理的控制措施，形成“記錄→檢查→反饋→改進”的動態(tài)循環(huán)管理。

一、記錄的含義

根據(jù)ISO9000《質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語》對“記錄”的定義:闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗證預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。記錄以大量的表格形式出現(xiàn)，此外也有文字形式，必要時還有實物樣品、照片、錄像、計算機磁盤等，可以是任何一種載體形式。

二、記錄的作用和特點

記錄是質(zhì)量體系文件的重要組成部分，貫穿于質(zhì)量體系運行的全過程，能完整地反映管理體系的運行狀況，是質(zhì)量活動的見證性文件，在質(zhì)量管理體系運行過程中發(fā)揮著*其重要的作用，具有可操作性、可檢查性、可追溯性、可見證性及系統(tǒng)性的特點。

任何質(zhì)量活動均會產(chǎn)生質(zhì)量記錄，因此，質(zhì)量記錄的確立、編制和管理對質(zhì)量體系的運行會產(chǎn)生重大影響。在法定計量檢定機構(gòu)的管理體系中，記錄如實地反映了質(zhì)量管理體系中每一個要素、過程和活動的運行狀態(tài)和結(jié)果，為評價管理體系的有效性，進一步建立健全質(zhì)量管理體系提供了客觀的依據(jù)。記錄保證了質(zhì)量活動的可追溯性得以實現(xiàn)，為采取預(yù)防和糾正措施提供了重要的依據(jù)，同時也為評價和驗證質(zhì)量改進活動提供了信息。

三、記錄的分類和內(nèi)容

JJF1069-2007中將記錄分為以下兩類:

**類是管理性記錄，指管理體系活動中所產(chǎn)生的記錄，包括內(nèi)部審核、管理評審、糾正措施和預(yù)防措施記錄、人員培訓教育考核記錄、評價采購活動記錄等。

第二類是技術(shù)性記錄，技術(shù)記錄是進行檢定、校準和檢測所得數(shù)據(jù)和信息的積累，它們表明檢定/校準和檢測是否達到規(guī)定的質(zhì)量或規(guī)定的過程參數(shù)。包括原始觀察記錄、導(dǎo)出數(shù)據(jù)、開展跟蹤審核的足夠信息、檢定、校準和檢測數(shù)據(jù)處理記錄、人員簽字記錄、已簽發(fā)出的每份檢定證書、校準證書(報告)和檢測報告的復(fù)制件等。

法定計量檢定機構(gòu)的記錄至少應(yīng)包括上述分類列舉的記錄內(nèi)容。

四、記錄的編制要求

記錄的編制要求體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準確、及時等原則。質(zhì)量記錄的設(shè)計*好由熟悉崗位情況的人員來完成，以確保其實用性。

1.記錄的充分性、必要性和有效性

記錄應(yīng)盡可能全面地反映質(zhì)量活動的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。但這并不意味著記錄越多越好，記錄本身就是一項非常繁雜的工作，原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”，避免無效和重復(fù)記錄信息。在編制記錄時，既要從總體上評價記錄的充分性，也要對每一記錄的必要性進行評審，確保全面、有效地記錄質(zhì)量信息。

2.記錄應(yīng)標準化

標準化的記錄格式統(tǒng)一，便于填制，也便于統(tǒng)計和分析，同時也為進一步使用計算機進行信息管理打下了基礎(chǔ)。如有國際、國內(nèi)或行業(yè)標準格式應(yīng)盡量采用。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚，以滿足證實與質(zhì)量改進的需要。

3.記錄的實用性

在確定每一記錄的內(nèi)容時，應(yīng)考慮記錄的實用性，歸檔和保存要符合規(guī)定要求，保證記錄檢索方便、信息共享，對那些不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供依據(jù)的信息，不應(yīng)體現(xiàn)在記錄中。

4.記錄的真實性和準確性

只有記錄真實準確地記載質(zhì)量信息，才能為開展質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供科學的依據(jù)。記錄的失真、失實、模糊不清都將使其失去使用價值，甚至會造成產(chǎn)品質(zhì)量失控和領(lǐng)導(dǎo)決策的失誤。為此，需對有關(guān)人員進行培訓。在確定記錄格式和內(nèi)容時，應(yīng)考慮填寫的方便性并保證在現(xiàn)有條件下能準確獲取所需質(zhì)量信息。在填寫記錄時，應(yīng)嚴肅認真、實事求是，能再現(xiàn)檢測過程。

5.記錄應(yīng)利于管理

不論使用何種載體記錄質(zhì)量信息，都應(yīng)易于儲存、查閱、分析和控制。因此，必須制定記錄的管理程序，對記錄的標識作出明確規(guī)定。

五、記錄的控制要求

為實現(xiàn)對記錄的有效控制和管理，機構(gòu)要做到以下幾點:

1.制定可操作性強的《記錄控制程序》，明確規(guī)范記錄格式的設(shè)計與審定、記錄的**性標識、記錄的填寫、記錄的收集、記錄的編目、記錄的歸檔與保存期、記錄的檢索與查閱、記錄的儲存、保管和維護以及記錄的清理、銷毀和處理等各項活動。

2.加強對全體員工的教育,提高對記錄的重視程度，使全體員工明確認識到記錄既是已做工作的憑證，又是改進工作的依據(jù)，嚴格按相關(guān)程序文件規(guī)定的要求填寫記錄，確保記錄的正確、完整、清晰、明了。

3.記錄必須真實可信、字跡清楚，有明確的保存期，并保存在具有合適環(huán)境的設(shè)施中。

4.要確保記錄的安全和保密。

5.對用電子形式保存和處理的記錄，制定程序(如《數(shù)據(jù)和軟件控制程序》)確保數(shù)據(jù)的安全可靠，防止未經(jīng)授權(quán)的侵入和修改。

6.定期進行記錄的有效性評價。

歸口管理部門應(yīng)定期對記錄施行檢查，在檢查記錄的質(zhì)量同時，評審記錄的符合性和有效性，保持和改進適用的記錄，淘汰不適用的記錄，按照既要全面又要精簡的原則，以便減少不必要的工作量，使記錄更具實效性。