1 主題內容與適用范圍

本標準規定了環境監察檔案工作的基本要求、環境監察文件材料的形成與積累、立卷歸檔和檔案的管理、開發利用，環境監察常用文書種類、制作要求。

本標準適用于各級環境保護行政主管部門及其所屬的環境監察機構形成的環境監察檔案的管理。

2 規范性引用文件

下列標準中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。如下列標準被修訂，其新版本適用于本標準。

GB/T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求

GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范

DA/T 22 歸檔文件整理規則

HJ/T 7 中國檔案分類法 環境保護檔案分類表

HJ/T 9 環境保護檔案著錄細則

HJ/T 78 環境保護檔案數據采集標準

3 術語和定義

3.1 環境監察檔案

在環境監察及與環境監察緊密相關的工作活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.2 環境監察文件材料

記錄和反映環境監察活動的文字、圖表、聲像等文件的總稱。

4 文件材料的管理與歸檔

4.1 文件材料的形成與積累

環境監察文件材料的形成與積累，實行與環境監察工作程序同步管理的原則。各級環境監察部門應規范環境監察常用文書的制作與格式（參見附錄A）。

4.1.1 環境監察文件材料由形成文件材料的責任者（承辦人）負責收集積累’

4.1.2 污染源監察工作中形成的轄區內污染源名錄，排放口位置及所在功能區類別，經核定的污染物排放種類、數量、濃度等詳細情況，排污情況等文件材料，由環境監察部門負責收集積累。

4.1.3 污染防治設施監察工作中形成的廢水、廢氣、噪聲、固體廢物等污染防治設施名錄及其狀態記錄，由環境監察部門具體責任者收集積累。

4.1.4 建設項目現場監察工作中形成的環境影響評價制度履行情況、“三同時”制度履行情況、試生產或開工生產排污情況、竣工驗收等文件材料，由環境監察部門會同環境評價管理部門負責收集積累。

4.1.5 限期治理項目監察工作中形成的日常現場監察信息、現場調查詢問筆錄、有關記錄等文件材料，由環境監察部門負責收集積累。

4.1.6 排污許可證監察工作中形成的對排污許可證的審核發證、監察管理、吊銷、現場調查、詢問筆錄等文件材料，由形成文件材料的責任者負責收集積累。

4.1.7征收排污費過程中形成的污染物排放情況申報登記表、監督性監測報告書、污染物排放情況或者繳納排污費核定通知書、征收排污費通知書、排污收費票據、強制執行申請書、一般繳款通知書、排污費收入財務賬目、排污費征收情況統計表等有關文件材料，由環境監察機構收集積累’年度決算由規劃財務部門收集積累。’

4.1.8環境污染、海洋與生態破壞事故調查和處理工作中形成的事故應急處理、調查報告、技術指導意見、事故處理建議、處理決定、結案報告等文件材料，由環境監察部門負責收集積累。

4.1.9 環境監察部門負責調查處理環境民事糾紛行政調解過程中的調查報告，雙方協議書、調解處理結果、履行情況、結案說明等文件材料，環保熱線及人民群眾來信來訪處理工作所形成的文件材料，由環境監察部門負責收集積累。

4.1.10 環境監察在稽查工作中形成的現場調查、詢問筆錄、監察稽查報告等文件材料，由環境監察稽查部門負責收集積累。

4.1.11 環境保護專項資金管理和使用過程中形成的文件、會計賬簿、票據、報表等文件材料，由規劃財務部門按照有關規定收集積累。

4.1.12 生態環境監察工作中形成的生態環境監察試點名錄、方案、總結、驗收等文件材料；生態環境監察工作計劃、總結、報表、調研報告等文件材料，由形成文件材料的責任者負責收集積累。

41.13 環境監察工作季度報表、環境監察標準化建設等文件材料，由環境監察部門負責收集積累。

4.1.14 環境保護行政處罰工作中形成的違法案件立案審批表、調查詢問筆錄、證據、給予處罰建議書、陳述、申辯筆錄、聽證筆錄、行政處罰告知書及其送達回執、罰款收據、解繳國庫的票據、行政處罰決定書及其送達回執、申請法院強制執行回執、結案說明等文件材料，由形成文件材料的責任者負責收集積累。

4.1.15 環境行政復議工作中形成的復議申請書、復議決定書等文件材料，由案件承辦人負責收集積累。、

4.1.16 環境行政訴訟中形成的起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書等文件材料，由環境行政訴訟工作中的應訴承辦人負責收集積累。

4.2 文件材料的歸檔

4.2.1 歸檔范圍

凡直接記述和反映環境監察工作活動，具有保存價值的文字材料、賬冊、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄均屬歸檔范圍（詳見附錄B）。

4.2.2 歸檔時間

4.2.2.1 污染源監察、污染防治設施監察、建設項目“三同時”監察、限期治理項目監察、排污許可證監察、征收排污費、環境保護專項資金管理和使用、環境監察稽查等文件材料于次年的**季度內歸檔。

4.2.3.1 環境保護行政處罰、環境污染與破壞事故調查和處理、環境污染糾紛調查處理、行政復議和環境行政訴訟等文件材料于結案后兩個月內歸檔。

4.2.3 歸檔份數

環境監察文件材料歸檔兩份，重要的和使用頻率高的增加一份。

環境監察工作中形成的聲像材料歸檔一份。

4.2.4 歸檔要求

4.2.4.1 環境監察工作中形成的文件材料由形成材料的責任人（承辦人）及時收集、整理、立卷歸檔，并由承辦部門負責人簽字后，按歸檔時間向本單位檔案部門移交。

4.2.4.2 電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理依照《電子文件歸檔與管理規范》執行。

聲像材料須附攝錄對象、時間、地點、內容和責任者的文字說明，照片須附底片和文字說明。

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