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文件資料整理

作者:百檢網(wǎng) 時(shí)間:2021-12-16 來源:互聯(lián)網(wǎng)

? ? 在跟單工作中,資料整理非常重要。資料整理的好壞直接影響到跟單員跟單工作的好壞。
? ? 在訂單生產(chǎn)期間,跟單員需要整理的資料很多,從聯(lián)系客戶開始一直到客戶下單的過程中,會(huì)有大量的文件資料。
? ? 一、客戶基本資料整理
? ? 客戶基本資料的整理主要是為每位客戶建立信息檔案,基本內(nèi)容參見“客戶維護(hù)”部分。
? ? 二、樣品資料整理
? ? 1、顏色樣板整理
? ? 已經(jīng)完成的面料顏色樣要貼在規(guī)定的表格內(nèi)(如公司同一匯總的顏色樣板卡手冊(cè)),并根據(jù)打樣通知書標(biāo)明色號(hào)、色名、編號(hào)、送樣日期等內(nèi)容。要對(duì)所有顏色樣卡編號(hào),并按時(shí)間順序排放,以便日后隨時(shí)復(fù)查。妥善保管好顏色樣板卡,紡織出現(xiàn)褪色、潮濕或發(fā)霉等現(xiàn)象。還要定期清理已經(jīng)過時(shí)的面料樣板,將不再用的樣板作封存或丟棄處理,以便空出文件夾和空間放置新的面料樣板。
? ? 2、客戶原樣整理
? ? 客戶給的原樣(包括手感樣和品質(zhì)樣)要妥善保管,一般公司統(tǒng)一按照一定的順序編排,由樣品管理員統(tǒng)一保管,或者按客戶要求退回原樣。但一般來說,對(duì)需要退回的原樣,跟單員應(yīng)對(duì)原樣進(jìn)行電子存檔,以便日后需要的時(shí)候查找。
? ? 3、樣品整理
? ? 按照客戶要求打的樣品,特別是客戶確認(rèn)的樣品,一般需要一式兩份,一份寄給客戶,另一份留檔。這兩份樣品要標(biāo)明日期,便于查找。一般公司設(shè)有樣品庫,開發(fā)的留底樣品交給樣品庫管理員進(jìn)行統(tǒng)一管理。但需要跟單員對(duì)樣品進(jìn)行編號(hào)并記錄時(shí)間,特別是*總客戶確認(rèn)的樣品,一定要妥善保管,以便需要的適合能順利找到。
? ? 三、訂單資料整理
? ? 1、價(jià)格資料整理
? ? 跟單員要詳細(xì)記錄為客戶報(bào)價(jià)過程中產(chǎn)生的報(bào)價(jià)資料。包括時(shí)間、報(bào)價(jià)依據(jù)、客戶反饋信息、更改價(jià)格日期及*終確認(rèn)價(jià)格等。具體報(bào)價(jià)內(nèi)容,應(yīng)該根據(jù)每個(gè)公司具體情況。
與客戶磋商過程中的任何價(jià)格方面的變動(dòng)都需要體現(xiàn)在上面的價(jià)格表中,這樣既便于跟單員進(jìn)行資料整理,又便于跟單員進(jìn)行利潤控制。
? ? 2、訂單整理
對(duì)于客戶下的訂單,跟單員應(yīng)進(jìn)行妥善整理,就在專門的訂單夾中,按照不同的客戶進(jìn)行分類,并按收到訂單的先后順序進(jìn)行排列。對(duì)于訂單品種較多的客戶,還可以按照面料的類別進(jìn)行分類,如普通面料、提花面料及特殊處理面料等。
四、重要郵件整理
在訂單生成期,外貿(mào)跟單員會(huì)與客戶有很多往來郵件,對(duì)于重要的郵件,跟單員需要打印出來進(jìn)行書面存檔。比較重要的郵件有如下幾種。
(1)關(guān)于價(jià)格的郵件,特別是雙方確認(rèn)價(jià)格及付款條件的郵件。
(2)關(guān)于樣品質(zhì)量、顏色等的確認(rèn)意見。
(3)關(guān)于確認(rèn)交期的郵件。
(4)關(guān)于公司地址、公司銀行及相關(guān)聯(lián)系人的郵件。
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? ? 常見問題及處理
? ? 訂單生成期涉及很多工作,如樣品開發(fā)、報(bào)價(jià)、落實(shí)合同等。在實(shí)際工作中,要從容解決自己遇到的問題,就需要跟單員不斷積累工作經(jīng)驗(yàn),并且還要借鑒他人的經(jīng)驗(yàn)。
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? ? ?一、樣品開發(fā)及送報(bào)過程中的問題及處理
? ? 1、顏色小樣未得到客戶的確認(rèn)
? ? 跟單員將顏色小樣報(bào)送客戶后,卻得到否決的結(jié)果,這是常遇到的情況。每位客戶對(duì)顏色小樣都非常重視,因?yàn)轭伾訝幦∨c否,直接反映了生產(chǎn)企業(yè)的技術(shù)能力。所以,跟單員在將顏色小樣寄出之前,需要對(duì)照原樣進(jìn)行對(duì)色檢查,檢查時(shí)應(yīng)注意所選擇的對(duì)色光源是否復(fù)合客戶的要求,同時(shí)還要注意對(duì)色時(shí)光源是否穩(wěn)定

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