JJF1069-2007《法定計量檢定機構考核規范》要求法定計量檢定機構(以下簡稱“機構”)“應建立并保持記錄，以提供符合要求和管理體系有效運行的證據”，并在機構考核中將記錄控制作為重點考核項目之一，由此可見記錄在機構管理體系中的重要地位。法定計量檢定機構要實現對記錄的有效控制，**必須充分認識記錄的重要作用，其次確立充分有效的記錄內容，編制適用的記錄格式，然后實施合理的控制措施，形成“記錄→檢查→反饋→改進”的動態循環管理。

一、記錄的含義

根據ISO9000《質量管理體系 基礎和術語》對“記錄”的定義:闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗證預防措施和糾正措施的證據。記錄以大量的表格形式出現，此外也有文字形式，必要時還有實物樣品、照片、錄像、計算機磁盤等，可以是任何一種載體形式。

二、記錄的作用和特點

記錄是質量體系文件的重要組成部分，貫穿于質量體系運行的全過程，能完整地反映管理體系的運行狀況，是質量活動的見證性文件，在質量管理體系運行過程中發揮著*其重要的作用，具有可操作性、可檢查性、可追溯性、可見證性及系統性的特點。

任何質量活動均會產生質量記錄，因此，質量記錄的確立、編制和管理對質量體系的運行會產生重大影響。在法定計量檢定機構的管理體系中，記錄如實地反映了質量管理體系中每一個要素、過程和活動的運行狀態和結果，為評價管理體系的有效性，進一步建立健全質量管理體系提供了客觀的依據。記錄保證了質量活動的可追溯性得以實現，為采取預防和糾正措施提供了重要的依據，同時也為評價和驗證質量改進活動提供了信息。

三、記錄的分類和內容

JJF1069-2007中將記錄分為以下兩類:

**類是管理性記錄，指管理體系活動中所產生的記錄，包括內部審核、管理評審、糾正措施和預防措施記錄、人員培訓教育考核記錄、評價采購活動記錄等。

第二類是技術性記錄，技術記錄是進行檢定、校準和檢測所得數據和信息的積累，它們表明檢定/校準和檢測是否達到規定的質量或規定的過程參數。包括原始觀察記錄、導出數據、開展跟蹤審核的足夠信息、檢定、校準和檢測數據處理記錄、人員簽字記錄、已簽發出的每份檢定證書、校準證書(報告)和檢測報告的復制件等。

法定計量檢定機構的記錄至少應包括上述分類列舉的記錄內容。

四、記錄的編制要求

記錄的編制要求體現客觀、規范、準確、及時等原則。質量記錄的設計*好由熟悉崗位情況的人員來完成，以確保其實用性。

1.記錄的充分性、必要性和有效性

記錄應盡可能全面地反映質量活動的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態和效果，為質量管理和質量保證工作提供必要的信息。但這并不意味著記錄越多越好，記錄本身就是一項非常繁雜的工作，原則是“做有痕、追有蹤、查有據”，避免無效和重復記錄信息。在編制記錄時，既要從總體上評價記錄的充分性，也要對每一記錄的必要性進行評審，確保全面、有效地記錄質量信息。

2.記錄應標準化

標準化的記錄格式統一，便于填制，也便于統計和分析，同時也為進一步使用計算機進行信息管理打下了基礎。如有國際、國內或行業標準格式應盡量采用。記錄的填寫必須規范、正確、清楚，以滿足證實與質量改進的需要。

3.記錄的實用性

在確定每一記錄的內容時，應考慮記錄的實用性，歸檔和保存要符合規定要求，保證記錄檢索方便、信息共享，對那些不能為質量管理和質量保證提供依據的信息，不應體現在記錄中。

4.記錄的真實性和準確性

只有記錄真實準確地記載質量信息，才能為開展質量管理和質量保證提供科學的依據。記錄的失真、失實、模糊不清都將使其失去使用價值，甚至會造成產品質量失控和領導決策的失誤。為此，需對有關人員進行培訓。在確定記錄格式和內容時，應考慮填寫的方便性并保證在現有條件下能準確獲取所需質量信息。在填寫記錄時，應嚴肅認真、實事求是，能再現檢測過程。

5.記錄應利于管理

不論使用何種載體記錄質量信息，都應易于儲存、查閱、分析和控制。因此，必須制定記錄的管理程序，對記錄的標識作出明確規定。

五、記錄的控制要求

為實現對記錄的有效控制和管理，機構要做到以下幾點:

1.制定可操作性強的《記錄控制程序》，明確規范記錄格式的設計與審定、記錄的**性標識、記錄的填寫、記錄的收集、記錄的編目、記錄的歸檔與保存期、記錄的檢索與查閱、記錄的儲存、保管和維護以及記錄的清理、銷毀和處理等各項活動。

2.加強對全體員工的教育,提高對記錄的重視程度，使全體員工明確認識到記錄既是已做工作的憑證，又是改進工作的依據，嚴格按相關程序文件規定的要求填寫記錄，確保記錄的正確、完整、清晰、明了。

3.記錄必須真實可信、字跡清楚，有明確的保存期，并保存在具有合適環境的設施中。

4.要確保記錄的安全和保密。

5.對用電子形式保存和處理的記錄，制定程序(如《數據和軟件控制程序》)確保數據的安全可靠，防止未經授權的侵入和修改。

6.定期進行記錄的有效性評價。

歸口管理部門應定期對記錄施行檢查，在檢查記錄的質量同時，評審記錄的符合性和有效性，保持和改進適用的記錄，淘汰不適用的記錄，按照既要全面又要精簡的原則，以便減少不必要的工作量，使記錄更具實效性。